Во-первых, составляется акт.
При чем, его составляет не только сантехник, но и начальник участка УК.
Во-вторых, я бы провела экспертизу.
В третьих, не надо бояться суда.
Тот факт, что они обратятся с иском не означает, что его удовлетворят.
Да и практика показывает, иногда в суде проще договориться чем по-соседски.
К тому же, если причина в коммурикациях или браке, скажем, трубы или шарового крана, то вина не ваша.