Когда я подавала в гермашку (летом) посольство просило факс о том что бронь оплачена с печатью и подписью (причем многие отели в Германии знают об этом). Один отель мне сам написал прислать ли вам факс так как Ваше консульситво требует его)

Я бронировала напрямую на сайтах. С букингом думаю пишешь в отель прям письмо крторое от букинга пришло с просьбой снять деньги за бронь и прислать тебе факс с подписью и печатью. Пусть обязательно укажут обоих в номере ( напишут ваши имена).

По идее ничего сложного. Заодно посмотри на букинге и на самом сайте отеля, если ты все равно будешь оплачивать сразу, то невозвратное бронирование обычно дешевле.