Когда я делала мы платили все отели но нам было все равно) по идее требовать должны только для Германии. Причем на сайте написано просто бронь, а когда я звонила записываться в посольство мне строго сказали брони должны быть оплачены!

Про возврат. Тут сложно. Надо заранее в каждом отеле узнать какой крайний срок для отмены без штрафа (даже для обычных броней). У меня 2 раза были отмены в Мюнхене с возвратом денег. Один отель ставил срок 30 дней!!! Другой 14.
Деньги вернут легко но у российских банков разные правила. Срок зачисления возврата доходит до 30 рабочих дней)