Ситуация на работе. нужен коллективный мозг

[Katie]

Телефон заорет - да. Курьер может прийти. Но это все, что может отвлекать от рабочего процесса - факс на автомате, грузится сразу на сервер в общий доступ, начальник кофе себе делает сам, остальные сотрудники никаких дел, кроме отправить почту и забронировать билет/гостиницу ей не поручают. Дел не так, чтобы очень много. Ресепшн вообще находится в зоне, где не слышно и не видно остальных сотрудников, там НИКТО не мешает.

Наташ)) я просто слегка пытаюсь объяснить, почему ресепшену иногда очень тяжело сосредоточиться)))) понимаешь этого незаметно)) в момент когда позвонил один, она ищет для него что-то, может раздаться второй звонок.. Плюс курьер.. Которому тоже что-то надо)) позвонить тому, к кому курьер)) или найти документы) рас писаться заполнить))) очень простые задания, но когда они валятся друг на друга)) а тут еще по трэвелу надо вспомнить толи фин дир просил позже его отправить)) толи раньше)))

[Иришкин]

Ну как в чем проблема)))) это ресепшн.. То есть в момент, когда ей прислали это письмо с датами, у нее может зазвонить телефон.. Надо срочно информацию кому-то принять, плюс заорет факс))) пройдет начальник, которому кофе)) и рядом может бухгалтерия кричать кому-то, что у них опять 1с повисло))) и вот в этом аду ей надо быть внимательной))) а в 50 лет уже не такая внимательность...

У меня на линии тех поддержки такое творится и нормально все работают, косяки есть - это человеческий фактор от него никуда не денешься.
Опять же косяк косяку рознь, история с финдиром меня убила наповал...

[Татка1]

Поговорила?

Да. Слушайте, я так не выматывалась уже давно. Пока разговаривала - вспотела, а все потому, что начинаю говорить, а она меня перебивает на середине предложения и талдычит что-то свое. Заканчивает за меня фразы, не слушает вообще! И это такой характер, это не лечится! У нее рот не закрывается вообще!!!! Пока я, озверев, не рявкнула "Прекратите меня перебивать, замолчите и слушайте!", я не могла добиться того, чтобы меня элементарно выслушали.
В итоге я подробно изложила все свои претензии, отдала ей распечатку со схемой действий в различных ситуациях. Сказала, что в течение ближайшего месяца буду тщательно ее контролировать и по результатам этого контроля будем решать, какие меры принимать в ее отношении. Короче, припугнула, что если она немедленно не исправится, то ей грозит по меньшей мере дисциплинарное взыскание. Потребовала ежедневно слать мне отчеты о проделанной работе (не помню, чья это была идея, но, девочки, спасибо за нее!). Вторая девочка с ресепшн также будет слать мне отчеты, по их результатам посмотрю, что у них с загруженность, возможно сделаю какую-то рокировку.
Дама была в волнении, трепетала, охала, ахала, говорила, что старается... Да я, блин, верю, что она старается! Вот только выходит все равно черт-те что.
В общем постаралась одновременно и припугнуть и дать понять, что моя цель - улучшить ее работу, а не выставить ее коленом под зад. Надеюсь, прониклась. Поглядим, что будет дальше.

[Иришкин]

Наташ)) я просто слегка пытаюсь объяснить, почему ресепшену иногда очень тяжело сосредоточиться)))) понимаешь этого незаметно)) в момент когда позвонил один, она ищет для него что-то, может раздаться второй звонок.. Плюс курьер.. Которому тоже что-то надо)) позвонить тому, к кому курьер)) или найти документы) рас писаться заполнить))) очень простые задания, но когда они валятся друг на друга)) а тут еще по трэвелу надо вспомнить толи фин дир просил позже его отправить)) толи раньше)))

Слушайте))) никто не говорит, что легко, НО надо как-то научиться себя координировать. Правда же? Просто реально женщина в 50 и с таким характером на ресепшен это, в принципе, не гуд, только потому, что там надо быстро, много и с офигительной улыбкой )))

[Татка1]

Наташ)) я просто слегка пытаюсь объяснить, почему ресепшену иногда очень тяжело сосредоточиться)))) понимаешь этого незаметно)) в момент когда позвонил один, она ищет для него что-то, может раздаться второй звонок.. Плюс курьер.. Которому тоже что-то надо)) позвонить тому, к кому курьер)) или найти документы) рас писаться заполнить))) очень простые задания, но когда они валятся друг на друга)) а тут еще по трэвелу надо вспомнить толи фин дир просил позже его отправить)) толи раньше)))

У нас не очень большая компания, нет шквала звонков, нет потока курьеров. Хотя безусловно ты права, подобные вещи отвлекают. НО! Все заявки мои коллеги присылают ей только в письменном виде. И все изменения, даже если их 20 в день, тоже только письменно. Я смогла этого добиться путем долгих и нудных речей на собраниях. Теперь все только в письменном виде. Поэтому вспоминать, кто куда и когда просил его отправить не надо, надо просто внимательно прочитать последний имейл от этого человека.

[Иришкин]

Да. Слушайте, я так не выматывалась уже давно. Пока разговаривала - вспотела, а все потому, что начинаю говорить, а она меня перебивает на середине предложения и талдычит что-то свое. Заканчивает за меня фразы, не слушает вообще! И это такой характер, это не лечится! У нее рот не закрывается вообще!!!! Пока я, озверев, не рявкнула "Прекратите меня перебивать, замолчите и слушайте!", я не могла добиться того, чтобы меня элементарно выслушали.
В итоге я подробно изложила все свои претензии, отдала ей распечатку со схемой действий в различных ситуациях. Сказала, что в течение ближайшего месяца буду тщательно ее контролировать и по результатам этого контроля будем решать, какие меры принимать в ее отношении. Короче, припугнула, что если она немедленно не исправится, то ей грозит по меньшей мере дисциплинарное взыскание. Потребовала ежедневно слать мне отчеты о проделанной работе (не помню, чья это была идея, но, девочки, спасибо за нее!). Вторая девочка с ресепшн также будет слать мне отчеты, по их результатам посмотрю, что у них с загруженность, возможно сделаю какую-то рокировку.
Дама была в волнении, трепетала, охала, ахала, говорила, что старается... Да я, блин, верю, что она старается! Вот только выходит все равно черт-те что.
В общем постаралась одновременно и припугнуть и дать понять, что моя цель - улучшить ее работу, а не выставить ее коленом под зад. Надеюсь, прониклась. Поглядим, что будет дальше.

Ты с ней построже, но дружелюбно. Первый шаг ты сделала это стало ее проблемой, пусть призадумается.

[Татка1]

Слушайте))) никто не говорит, что легко, НО надо как-то научиться себя координировать. Правда же? Просто реально женщина в 50 и с таким характером на ресепшен это, в принципе, не гуд, только потому, что там надо быстро, много и с офигительной улыбкой )))

Улыбка есть, быстрота и объем тоже))) только качество страдает))))))))

[Татка1]

Ты с ней построже, но дружелюбно. Первый шаг ты сделала это стало ее проблемой, пусть призадумается.

Все в рамках предельной корректности, единственный рявк, который я себе позволила, это когда мне надоело заикаться на середине фразы, пытаясь добиться того, чтобы меня выслушали.

[Токси]

Слушайте))) никто не говорит, что легко, НО надо как-то научиться себя координировать. Правда же? Просто реально женщина в 50 и с таким характером на ресепшен это, в принципе, не гуд, только потому, что там надо быстро, много и с офигительной улыбкой )))

характер да, но руководителю надо все-таки разобраться с функционалом. Вполне возможно, что организации процесса никакой нет, а тут уж вина самой "организации". И задания даются из серии все брось и сделай это, и таких 100 человек на дню. Одно дело, когда руководитель отдела, к примеру, пишет одно письмо с перечнем кого и куда, другое дело, когда этим занимается индивидуально каждый сотрудник.
Ты с ней в верном ключе поговорила, но стоит все-таки обратить внимание на организационные процессы.

[Татка1]

характер да, но руководителю надо все-таки разобраться с функционалом. Вполне возможно, что организации процесса никакой нет, а тут уж вина самой "организации". И задания даются из серии все брось и сделай это, и таких 100 человек на дню. Одно дело, когда руководитель отдела, к примеру, пишет одно письмо с перечнем кого и куда, другое дело, когда этим занимается индивидуально каждый сотрудник.
Ты с ней в верном ключе поговорила, но стоит все-таки обратить внимание на организационные процессы.

Каждый сотрудник пишет заявку сам на себя. Но при этом в день таких заявок - 1-3 на авиабилеты и от 0 до 5-6 на гостиницы. Можно с таким объемом справится, как ты считаешь?))) Если б были завалы, то вопросов бы не было. А с нашей спецификой - заявок мало, но каждая из них чаще всего минимум по 2 максимум по 5 раз меняется. А иногда и не меняется. Иногда, как сегодня, вообще 1 заявка на трэвел за целый день. И с той она умудрилась накосячить.