Ну может что-то типа:
"Уважаемый Клаус, да, спасибо, мы помним, что такого-то числа в такое-то время состоится встреча. Собственно, для этих целей мы и завели календарь. И если на нужной дате не стоит никаких отметок, это означает, что Ральфа на встрече не будет. Логично, правда же!Если у тебя есть еще какие-нибудь вопросы относительно нашего с Ральфом календаря или моей работы в частности, - спрашивай, с удовольствием подробно объясню. С наилучшими пожеланиями..."