Вот вы все заморочили. Все правильно вам говорят. Не надо ничего заключать, принесите документы, на основании которых вы там проживаете. Либо доки на собственность , либо договор найма если не приватизированна. Возможно необходимо спраку (забыла как она называется)о тех кто прописан в квартире.
Никаких договоров аренды и прочего.
Идите еще раз и уточняйте. Прям опишите всю ситуацию и спросите, какие документы именно в вашем случае принести.