Как мне видится, если вы можете только 1 день взять, то можно организовать 3 группы, по времени 10-11 часов, 12-13, и 15-16, или 4 группы, чуть разбросав эти интервалы может 9-10, 11-12, 13-14, 15-16. Примерно по 10 человек (плюс-минус, надо смотреть по возрасту, т.к. с малышами точно будут родители, а 5-ки уже могут и сами участвовать, их может быть больше). Смотрите по залу, интервал между группами должен быть, т.к. раздеться/одеться надо, чтобы не было столкновения. Тут уже зависит от того на сколько вы арендуете помещение, чтобы и простоя не было.
Когда мы ходили, арендовали на 2 часа, было 2 группы, мероприятие было где-то минут 30-40 (детки маленькие были), потом кто-то пил чай, кто-то собирался домой, вроде особо толкучки не было.
Соответственно отталкиваясь от стоимости аренды, плюс анимация, примерно посчитайте стоимость, потому как это тоже многим важно.
Для начала я бы не включала в общую стоимость и само мероприятие и подарок. Т.к., например, если я веду младшую, а с старшая в довесок, то ей подарок для малышни не особо нужен, я бы ей тогда что-то сама презентовала.