С точки зрения бухгалтерии у вас там ничего не должно совпадать, т.к. в системе есть и отдел, и дата рождения, и прочие данные. То есть, это чистой воды некомпетентность исполнителя. Я бы для начала к исполнителю лично обратилась с предупреждением, что если еще раз такое повторится, ты будешь решать вопрос официальным путем. Из вашей организации никто не хочет вылететь ну а если она сразу начнет огрызаться, есть такие люди, тогда уже и тянуть бы не стала с докладными записками и проч, почему ты должна на хлебе и воде сидеть из-за чужих кривых рук.
У нас сейчас примерно такая же ситуация с деньгами, правда, мы в ней сами виноваты, но очень помогает кредитная карта и её grace period. Живем, как развивающееся предприятие, на заемные средства %)