Мне тоже кажется рассылка самый удачный вариант. Другое дело, что это спец приглашенный, не является сотрудником. Если его ценность велика, то может стоит и лояльней отнестись к внешнему виду. Ну и сразу подумать, как быстро ты найдешь замену ему, если он тебя пошлет, насколько важны его лекции этим трем людям.