Бери рубли в бухгалтерии и меняй в банке на евро, берешь при этом чек с указанием курса обмена в банке, в командировке оплачиваешь наличными евро. При отчете прикладываешь чек из банка к докам по расходам. Вообще странные у вас бухгалтеры , я вообще принтскрин из онлайн банка прикладываю, где видна проводка и сумма списания. Все берут и компенсируют