это обязаны делать сотрудники. но есть человеческий фактор, кто-то забыл, потерял, не туда приложил, прежний уволился, новому ничего не передал. Где ему искать?
у меня на прежнем месте кто-то все декретные больничные "потерял", пришел соцстрах с проверкой - а больничных нет, мне звонили, спрашивали когда уходила, не осталось ли копий. Потом запросы в поликлинику и ЖК отправляли. Кто-то откровенным вредительством занимается.