Если сканировать негде, то фото отправь, главное чтоб разборчиво более-менее сделать. А оригинал потом везти или сами пусть чешут за ним. Они потеряли - их вина.
Они же приказ на твой отпуск делали? Делали. На основании чего? Твоего заявления. А оно одно было 'до трех лет'.