Видимо это фишка вашего консульства, в Москве ничего подобного нет.
И вообще странное требование, почему нельзя второй оформить если есть на руках первый?
А заявление мне кажется не надо заморачиваться - пиши как придумается, если им не понравится, ну попросят на месте переписать .